Dicas de Produtividade (Parte 2)

1 – Não tente se forçar a fazer algo quando você não estiver 100%

Muitas vezes pode ocorrer de não estarmos 100% da nossa capacidade técnica e tentarmos mesmo assim fazer algo de alta dificuldade,

provavelmente você não vai conseguir produzir 100% da sua capacidade técnica, então, a menos que a atividade exija que você a entregue o mais rápido possível,

adie-a para um outro momento e foque nesse momento em fazer atividades  fáceis ou que exija pouca capacidade cerebral até se sentir relaxado e mais tranquilo a fazer atividades que vão te exigir total capacidade.

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2 – Pare de Reinventar a Roda

Há momentos que você precisa realizar trabalhos e tarefas que já foram feitas outras vezes por você ou por alguém,

pra que ter que fazer tudo do 0 se você pode ir e modelar aquilo que já foi feito,

isso contribui para que você não fique quebrando a cabeça e gastando energia tentando produzir algo que já foi feito anteriormente,

por isso, sempre que você precisar mandar algum e-mail repetitivo,

criar uma apresentação ou até mesmo um currículo, procure por modelos já feitos e que vão se adequar ao que você pretende fazer.

3 – Configure Repostas Rápidas

No e-mail, WhatsApp, Instagram e quase todas as outras redes sociais, é possível configurar respostas rápidas,

bem provável que quase todas as suas respostas serão padronizadas e você vai economizar um tempo precioso ao reponde-las.

4 – Ou não digite nada

Você saiba que é possível digitar suas mensagens apenas com sua fala? Existe um recurso nos telefones onde é possível traduzir tudo aquilo que você fala em palavras digitadas.

5 – Aprenda a encurtar seus E-mails

Se responder e-mails ocupa muito o seu tempo aprenda a encurtá-los de forma que você possa responder o mais direto possível sem gastar tempo e energia,

tente responder em no máximo cinco linhas e siga a nossa dica acima caso tenha que responder vários e-mails com praticamente a mesma reposta,

siga um padrão de resposta para copiar.

6- Evite conversas prolongadas via e-mail

Muitas vezes, uma conversa prolongada via e-mail poderia ser evitada se você já conversasse pessoalmente com a pessoa ou até mesmo através de uma ligação,

longas mensagens de e-mail gastam muito o seu tempo e energia, então se você perceber que uma conversa está se prolongando demais,

tente entrar em contato com essa pessoa de forma direta e vai perceber o quão mais rápido e prático vai ser a conversa.

7 – Automatize sua caixa de entrada de e-mails

Se sua caixa de entrada de e-mails vive cheia,

tente buscar respondedor automático que consiga informar as pessoas que você recebeu a mensagem e responderá assim que possível,

isso é bom para que se caso a pessoa espere uma resposta instantânea, perceba que você já recebeu aquele e-mail,

é possível adicionar respostas automáticas e de envio automático caso você receba e-mails com contextos parecidos.

8 – Aplique a estratégia de OHIO

Bem certo que muitas vezes que você recebeu um e-mail, você abriu e deixou para responder mais tarde, certo?

Pare já com isso pois assim você está consumindo o seu tempo de forma que você consome na abertura e ainda fica com aquilo armazenado em sua mente.

Então siga a estratégia de OHIO (Lide com o que for apenas uma vez) ou seja, em vez de deixar para depois, faça agora, ou responda, ou apague-a.

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